Conceptversie — nog te controleren en formeel vast te stellen door het bestuur van PHEV.
Inleiding
Muziekvereniging Pro Honore et Virtute (hierna: “PHEV”, “wij” of “de vereniging”) hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij op een heldere en begrijpelijke manier uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt. Wij houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Deze verklaring is van toepassing op alle (jeugd)leden, ouders/verzorgers, vrijwilligers, bestuursleden, donateurs, Vrienden van PHEV, sponsoren en bezoekers van onze website.
Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:
- Naam: Muziekvereniging Pro Honore et Virtute (PHEV)
- Postadres: Crocusstraat 12, 5691 TC Son en Breugel
- Bezoekadres: Dommelhuis, Kerkplein 5, 5691 BB Son en Breugel
- KvK-nummer: 93680899
- E-mail: het contactformulier
- Website: www.phev.nl
PHEV heeft geen functionaris voor de gegevensbescherming (dit is voor een vereniging als de onze niet verplicht). Voor alle vragen, verzoeken of klachten over privacy kun je terecht bij het secretariaat via het contactformulier.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken alleen de gegevens die nodig zijn voor het doel waarvoor we ze verzamelen (dataminimalisatie). Afhankelijk van je relatie met PHEV kan het gaan om:
- Contact- en lidgegevens: naam, adres, woonplaats, geboortedatum, e-mailadres en telefoonnummer.
- Lidmaatschapsgegevens: orkest of geleding, instrument, opleiding/diploma’s, functies en rollen binnen de vereniging, datum van aanvang en beëindiging.
- Financiële gegevens: IBAN/rekeningnummer en betaalgegevens voor de contributie en overige betalingen.
- Gegevens van jeugdleden en ouders: voor leden onder de 16 jaar verwerken wij ook contactgegevens van een ouder/verzorger.
- Beeldmateriaal: foto’s en video’s van activiteiten, concerten en optredens.
- Sponsor- en donateursgegevens: naam en contactgegevens van een contactpersoon en (bedrijfs)gegevens.
- Technische gegevens: bij websitebezoek een IP-adres en technische logbestand- en cookiegegevens.
Bijzondere persoonsgegevens. Wij verwerken in beginsel geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid). Als dit voor een specifieke activiteit toch nodig is, doen wij dat alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming.
Waarvoor en op welke grondslag?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven doelen en altijd op basis van een wettelijke grondslag uit de AVG. Onderstaande tabel geeft dit per verwerking weer, samen met de bewaartermijn.
| Doel / verwerking | Persoonsgegevens | Grondslag (AVG) | BewaartermijnnLedenadministratie en lidmaatschap | Naam, adres, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, orkest/instrument, functie(s) | Uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst | Tijdens het lidmaatschap en tot 7 jaar daarnanContributie en financiële administratie | Naam, IBAN/rekeninggegevens, betaal- en factuurgegevens | Uitvoering overeenkomst en wettelijke (fiscale) plicht | 7 jaar (fiscale bewaarplicht)nOpleiding en lessen (mede via 040Muziek) | Naam, leeftijd, instrument, voortgang; bij jeugd ook gegevens ouder/verzorger | Uitvoering overeenkomst en/of toestemming | Duur van de opleiding + [termijn]nInstrumenten- en kledingbeheer | Naam, uitgeleend instrument/kleding, maten | Gerechtvaardigd belang (beheer eigendommen) | Duur bruikleen / lidmaatschapnCommunicatie aan leden (nieuws, agenda, ledeninformatie) | Naam, e-mailadres, lidgegevens | Uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang | Duur van het lidmaatschapnNieuwsbrief of mailings aan niet-leden | Naam, e-mailadres | Toestemming | Tot afmeldingnFoto’s en video’s op website en social media | Beeldmateriaal waarop personen herkenbaar in beeld zijn | Toestemming (bij overzichtsbeelden: gerechtvaardigd belang) | Tot intrekking of bezwaar; [archief-beleid]nSponsoren en Vrienden van PHEV | Contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfs-/betaalgegevens | Uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang | Duur van de relatie + [termijn]nWebsitebezoek en beveiliging | IP-adres, technische en logbestandgegevens, functionele cookies | Gerechtvaardigd belang (werking en beveiliging) | [beperkte termijn] |
|---|
Hoe lang bewaren wij je gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld, of dan wettelijk is voorgeschreven. De concrete termijnen staan in de tabel hierboven. Na afloop verwijderen of anonimiseren wij de gegevens. Voor de financiële administratie geldt de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.
Delen met anderen
PHEV verkoopt je gegevens nooit en deelt ze alleen wanneer dat nodig is voor de hierboven genoemde doelen, of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Wij kunnen gegevens delen met de volgende categorieën ontvangers:
- Opleidingspartner 040Muziek (te Veldhoven), voor de administratie en uitvoering van de muzieklessen.
- Muziekkoepel/bond (zoals de KNMO of de regionale muziekbond), voor zover een lidmaatschap of deelname aan concoursen dit vereist.
- IT- en websitedienstverleners: de partij die onze website en ledenomgeving host en onderhoudt.
- E-mail- en mailingdienst: voor het versturen van berichten en nieuwsbrieven.
- Financiële dienstverleners: onze bank (voor de contributie-inning) en onze boekhouding/administratie.
- Social media platforms: Facebook, Instagram en YouTube, wanneer wij daar berichten of beeldmateriaal plaatsen.
Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken (verwerkers) sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Wij streven ernaar je gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Voor zover een dienst gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat op basis van de passende waarborgen die de AVG voorschrijft.
Foto’s en video’s
Bij concerten, optredens en activiteiten worden foto’s en video’s gemaakt die wij graag delen op onze website en social media. Daarbij houden wij ons aan de volgende uitgangspunten:
- Voor beeldmateriaal waarop personen herkenbaar en duidelijk in beeld zijn, vragen wij toestemming. Deze toestemming is vrijwillig en kun je op elk moment intrekken.
- Voor leden jonger dan 16 jaar vragen wij toestemming aan een ouder of verzorger.
- Je kunt altijd bezwaar maken tegen een specifieke foto of video. Wij verwijderen deze dan zo snel als redelijkerwijs mogelijk van onze eigen kanalen.
- Voor algemene sfeer- en overzichtsbeelden kunnen wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang; ook hiertegen kun je bezwaar maken.
Overgenomen beeldmateriaal. Voor foto’s en video’s die zijn overgenomen van onze eerdere website (phev.nl), gaan wij ervan uit dat de daarvoor benodigde toestemming al eerder is geregeld. Kom je beeld tegen waar je bezwaar tegen hebt, laat het ons weten; wij verwijderen dit dan zo snel als redelijkerwijs mogelijk van onze eigen kanalen.
Let op: op beeld dat door PHEV op social media is geplaatst, gelden ook de voorwaarden van het betreffende platform. Verzoeken om verwijdering kunnen wij alleen uitvoeren voor onze eigen kanalen.
Website, ledenomgeving en cookies
Een deel van onze website (waaronder de ledeninformatie en documenten) is afgeschermd achter een persoonlijke login en is uitsluitend bedoeld voor leden en bevoegde beheerders. Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn voor de goede werking, beveiliging en snelheid van de site. Wij plaatsen geen persoonsgegevens in URL’s en gebruiken geen advertentie- of trackingcookies zonder je toestemming.
Beveiliging van je gegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Denk aan een beveiligde (versleutelde) website, toegang tot ledengegevens alleen voor bevoegde beheerders en coördinatoren op basis van hun rol, en afspraken met onze dienstverleners. Wij evalueren deze maatregelen periodiek.
Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je een aantal rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:
| Recht | Wat het inhoudtnInzage | Je mag opvragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken.nRectificatie | Je mag onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren of aanvullen.nVerwijdering | Je mag verzoeken je gegevens te wissen, voor zover wij niet wettelijk verplicht zijn ze te bewaren.nBeperking | Je mag de verwerking van je gegevens tijdelijk laten stilleggen.nBezwaar | Je mag bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, en tegen gebruik van je beeltenis.nDataportabiliteit | Je mag je gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen of laten overdragen.nToestemming intrekken | Waar wij op basis van toestemming werken, mag je die altijd intrekken. |
|---|
Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur dan een verzoek naar het contactformulier. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van uiterlijk één maand. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen wij je vragen je te identificeren.
Datalekken
Ondanks onze maatregelen kan er onverhoopt iets misgaan met de bescherming van gegevens. Als er sprake is van een datalek met een risico voor betrokkenen, melden wij dit conform de AVG bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en indien nodig ook aan de betrokkenen zelf.
Vragen of een klacht?
Heb je een vraag of ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via het contactformulier; we lossen het graag samen op. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen van deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe activiteiten of gewijzigde regelgeving. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.